La gestión del tiempo:
El tiempo es una magnítud física en la que medimos la duración de acontecimientos, la separación entre los mismos y su percepción se produce en términos de pasado, futuro y presente. Sus característica objetivas son su inelasticidad, es igual para todo el mundo y es inexorable. Por estas razones el aprovechamiento del tiempo constituye un reto especialmente para quienes son conscientes de que venimos al mundo sometidos a un plazo cuyo fin desconocemos.
Todos nosotros somos consciente de la necesidad de aprovechar el tiempo. Sin embargo son pocos los capacitados de gestionarlo adecuadamente. Es fácil encontrarnos con personas siempre quejosas de que X horas al día no son suficientes para hacer todo lo que "hay que hacer"; otros llegan a casa cansados de no haber parado en todo el día, pero con la sensación de "no haber hecho nada". Analizaremos las causas más adelante pero si bien es cierto que inelasticidad, igualdad e inexorabilidad son características objetivas del tiempo, no lo es menos el hecho de que en el terreno de las circunstancias y por tanto de las percepciones se generan valoraciones subjetivas. No percibe igual el tiempo un equipo de fútbol que clama al árbitro para que decrete el final de un partido cuyo resultado le favorece. En el terreno de la negociación, el tiempo puede ser una fuente de fortalezas para una parte mientras que constituye una debilidad y una amenaza para la otra. El joven se impacienta fácilmente porque percibe que el tiempo transcurre lentamente; para el anciano, en cambio, la vida ha transcurrido a toda velocidad y su fin se percibe con inmediatez.
Es de sobra conocida la historia de aquel sabio que durante una clase de filosofía llenó delante de sus alumnos un frasco de cristal con piedras más o menos grandes. Cuando ya no cabían más piedras en el frasco preguntó: ¿Consideráis que ya está lleno el frasco?, a lo cual los alumnos respondieron que sí. Tomó entonces una bolsa de piedras más pequeñas y la vació dentro del frasco. Las piedrecillas se colocaron entre los espacios dejados por las piedras grandes. Y ahora, ¿está el frasco lleno? volvió a preguntar. Los alumnos respondieron afirmativamente.
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A continuación el sabio tomó otra bolsa llena de arena y la vació en el frasco. La arena discurrió entre las piedras grandes y pequeñas demostrando con ello a los alumnos que todavía quedaba espacio que ocupar. ¿Qué pensáis ahora? ¿Está lleno el frasco? si volvieron a responder todos.
El sabio tomó una jarra de agua y la vació en el frasco demostrando que el frasco tenía aún capacidad para más contenido. Con este ejercicio, el sabio pretendía ilustrar el valor del tiempo y la necesidad de aprovecharlo al máximo.
Quienes narran esta bonita historia dicen que el sabio tenía dos humeantes tazas de café junto al frasco. Los alumnos le preguntaron por el significado de las mismas. Las tazas significan que aunque el tiempo en nuestras vidas esté lleno, siempre queda un hueco para tomar un café con un buen amigo. Las piedras grandes representan lo fundamental en la vida, la salud, la familia, el amor, las cosas que nos apasionan. Las pequeñas simbolizan las otras cosas que nos importan como el trabajo, el coche, la casa... La arena y el agua son el tiempo que invertimos en actividades intrascendentes como desplazarnos de un sitio a otro, dormir, etc.
El problema radica en que los frascos de nuestras vidas contienen más arena y agua que piedras. Esto significa probablemente que no somos dueños de nuestro tiempo porque no sabemos gestionarlo. Las causas son variadas. Una de ellas puede ser que transigimos con excesiva facilidad a los fagocitadores del tiempo, a esos que hacen que lo perdamos sin que seamos capaces de decir NO, llamadas inútiles, conversaciones intrascendentes en los pasillos, impuntualidad, las urgencias... Pero quizá hay algunas causas de mayor calado en la medida en que son de naturaleza estratégica y que está en el origen de las ya mencionadas.
Cuando me preguntan en mis cursos sobre la gestión de la agenda y sobre los criterios que hemos de seguir para optimizar el uso del tiempo en el trabajo comercial siempre respondo lo mismo. Volviendo a la historia del sabio, hemos de entender que el frasco es como nuestra vida, único y el mismo contiene tanto nuestra dimensión personal como la laboral o profesional. En ambas tenemos que ser capaces de distinguir qué es lo prioritario y qué lo accesorio. La prueba del algodón para identificar adecuadamente cuáles son nuestras prioridades consiste en responder a la siguiente pregunta: Qué actividades de las que hago todos los días me acercan a mis objetivos y cuáles no. La respuesta es muy obvia. Todo aquello que contribuya al logro de metas bien definidas, son siempre prioritarias. El resto es como la arena y el agua en el frasco.
Dos consideraciones finales. La primera es que cualquier vendedor, como cualquier profesional, como cualquier persona, debe tener muy claros sus objetivos. Los objetivos dan sentido a nuestra existencia. Partiendo de esta base, la segunda consideración es que la agenda de un profesional no puede consistir en un listado de tareas inconexas sujetas a un calendario. Debe ser un documento vivo que dé respuesta adecuada a los objetivos de partida a través de una planificación adecuada, un calendario que contempla las actividades a desarrollar, una relación de tareas auxiliares cumplir y una gestión de contactos eficaz.
En las empresas modernas el tiempo se valora en función de resultados. Hablamos de eso que se llama productividad y que constituye una unidad de medida esencial a la hora de evaluar el desempeño de personas y equipos. No se trata de "echarle horas" sino de alcanzar objetivos para la organización.
Si quieres aprender a gestionar bien tu tiempo te sugerimos nuestros curso "La agenda del vendedor".
